Hoewel de wet ieder OCMW voorschrijft een archiefbeleid te ontwikkelen, ontbreekt het vooral de kleinere OCMW’s aan middelen en tijd.
De organieke wet betreffende de OCMW’s heeft in artikel 45 de verantwoordelijkheid voor het archief in handen van de secretaris gelegd. In het OCMW van Opwijk gaan wij ervan uit dat correct archiveren de verantwoordelijkheid is van de hele organisatie.
Een goede archivering wordt niet alleen doorgevoerd vanuit het oogpunt van de wettelijke verplichting, maar ook omdat de organisatie er zelf wel bij vaart een geordend en overzichtelijk archiefsysteem te hebben.
Geen problemen meer om een dossier van een zieke collega over te nemen of bepaalde documenten terug te vinden wanneer een andere collega afwezig is. Geen uitpuilende kasten vol (stok)oude dossiers, geen dossiers die niet meer terug te vinden of onvolledig zijn. Kortom, een veiligere en efficiëntere werkomgeving.
Om deze doelstelling te verwezenlijken, is er echter een hele weg af te leggen, waaraan iedereen zijn steentje bijdraagt.
Als stafmedewerker van de secretaris, werd Nele Vermeire aangeduid als algemene archiefverantwoordelijke. Als algemene archiefverantwoordelijke staat zij zowel in voor archieftoezicht als voor de materiële zorg van de archiefstukken. In het kader hiervan kan zij o.a. richtlijnen opstellen in verband met de selectieprocedure, overdrachten van de verschillende afdelingen opvolgen, vernietigingen opvolgen via bestemmingsaanvragen, en advies geven over de organisatie van het klassement.
Op dit moment wordt op de verschillende afdelingen een grondig onderzoek uitgevoerd naar de wijze waarop de dienst is georganiseerd, naar de taken waarmee men belast is, naar de handelingen, activiteiten en werkprocessen die nodig zijn om die taken te realiseren en tenslotte naar de soorten documenten die daarbij worden ontvangen, gecreëerd en/of doorgestuurd. Dit onderzoek vormt de basis voor het klassement of ordeningsplan.
Tijdens het zomerreces zullen de diensthoofden en hun teams een inventarislijst van alle archiefstukken opmaken. De dossiers of reeksen van stukken die ergens zijn opgeslagen, worden beschreven en geplaatst onder het onderdeel waartoe ze in het ordeningsplan behoren. De inventaris is een open systeem en wordt opgemaakt aan de hand van een eenvoudig tekstverwerkingsprogramma. Hierdoor kunnen nieuwgevormde archieven vlot worden toegevoegd en afgevoerde series of stukken gemakkelijk worden verwijderd. Hiervoor is veel tijd voorzien aangezien nog nooit eerder inventarislijsten zijn opgesteld en dit een tijdrovende bezigheid is.
De inventaris zal dan ook de basis vormen voor de werkelijke overdracht van archiefstukken aan de centrale archiefdienst. Elke overdracht moet immers vergezeld worden van een lijst met de reeksen en dossiers die zullen worden overgedragen. Zo’n lijst is snel gemaakt op basis van een actuele inventaris.
De algemene archiefverantwoordelijke is er zich van bewust dat een eerste archiefoverdracht de nodige ondersteuning en begeleiding op de werkvloer vraagt. Om zo veel mogelijk vragen op te vangen zal zij in de loop van de vakantiemaanden ter plaatse langsgaan op de verschillende afdelingen om de diensthoofden bij te staan bij de opmaak van (een gedeelte) van de overdrachtslijsten.
Ondertussen werkte de algemeen archiefverantwoordelijke een vademecum (handleiding) Archiefbeheer uit waarin alle medewerkers meer uitleg kunnen vinden over het wat, waarom en hoe van archivering. In deze handleiding geeft ze meer informatie over o.a. de overdracht- en selectieprocedure, bestemmingsaanvraag en vernietigingsaanvraag aan het Rijksarchief enz. De medewerkers kunnen er ook de standaarddocumenten en -formulieren in terugvinden alsook een beperkt archiefreglement met de rechten en plichten van allen die bij het archiefbeheer zijn betrokken.
Om de archiefruimte zo efficiënt mogelijk te beheren en om latere opzoekingen te vergemakkelijken, is de archiefdienst tenslotte begonnen met de opmaak van een depotlijst.
Deze lijst geeft weer wat waar in de archiefruimte staat.
Aangezien onze bestaande archiefruimtes de laatste maanden stilaan uit hun voegen barsten, werd er in maart gestart met de selectie van oude archiefstukken.
Het OCMW kreeg de toestemming van de rijksarchivaris om 5 m³ papier te vernietigen. Op donderdag 30 mei werd deze lading door een gespecialiseerde firma opgehaald voor vernietiging. Een begin is een begin, maar de weg is gemaakt…
Dit alles is nog niet het eindpunt van het project en ook voor de volgende jaren hebben we nog veel ambities. Zo willen we de volgende jaren binnen de budgettaire mogelijkheden werk maken van een betere inrichting van de archiefruimtes. Wij zijn is ervan overtuigd dat een heel aantal elementen, zowel op het gebied van inrichting als veiligheid en onderhoud, met een minimale inspanning kunnen verbeterd worden.
Het OCMW-Opwijk is zich ervan bewust dat archiefbeheer zich niet enkel beperkt tot het archiveren van papieren documenten, maar ook betrekking heeft op digitale documenten. Alhoewel op dit moment nog geen definitieve oplossing voor het bewaarprobleem van digitale archiefdocumenten is, is de lange termijnarchivering een hot item dat ook in de toekomst onze aandacht zal verdienen.
De archiefdienst.
datum: 24-05-2007
 printversie
|
|
